他社の担当者氏名と取引情報を送信、痛恨のミス

20代後半の時、責任が伴う仕事を任されたことがありました。大きなプロジェクトで高額取引だったので、大規模なシステムも導入されていました。しかし、そのシステムは欠陥が多く、それを動かす私のハンドリングで事なきを得ている毎日でした。

私の毎日の作業いかんで大きなミスに発展する可能性が大きく、システムの修正を依頼するも作業代金を上乗せ要求され、会社が渋っていました。このままじゃハンドリングでミスが起きる！とヒヤヒヤしながら毎日を過ごしていましたが、とうとうその日がきてしまいました。

医療業界のクライアントの担当者を取り違え、取引の内容が記載されたPowerPointを送付してしまいました。送信プログラムを使っていたのでこちらはまったく疑いもせず、担当者からのクレームで発覚しました。

サーッと血の気が引き、心臓が耳のそばでバクバクと音をたて、お尻の穴がキュキュキュッとなりました。顔が硬直し、体の体温が抜けました。やってしまった、よりによって医療業界のような特殊なクライアントに誤送信をしてしまった、という思いが頭の中をグルグルと駆け回りました。

狭い業界のため、担当者の名前が漏れるなどという失態は責任をとって退職になってもおかしくないのですが、事業部長が先方に出向き謝罪することでミスを収めてもらいました。もともと欠陥システムを使っていたこと、システム改良を考えていた（ということにした）ことを説明して納得してもらったそうです。

社内的には、当初からシステムの欠陥を指摘していたにも関わらず対応しなかったとして、上長の処分だけで済みましたが、欠陥システムであろうがなかろうが実際に動かしていたのは私ですから、相当なショックで1週間ほど眠れませんでした。

謝罪に行った部長にお詫びをしにいくと、「たぶん、俺が若い頃にミスして300万円の穴をあけたのと同じくらいのショックかもしれないが今後は注意しろ」と笑って言われました。そんな部長の励ましが余計に落ち込ませました。

実作業は自分であり、でも自分のせいだけではない理由もあることで本当に痛かったです。予期できたトラブルだっただけに、会社組織の対応の鈍さやよりによってという後悔ばかりでした。

このトラブルから20年もたっていますが、担当者の氏名と取引情報が流れたという痛い経験は忘れられませんし、企業から個人情報が漏れたというニュースを聞く度に思い出してしまいます。

faxが紙づまりトラブルを頻繁に起こして仕事に支障をきたす

会社で私が体験したfaxの送受信トラブルは、3回受信したら1回のペースくらいで紙づまりを起こしてしまうというとても厄介なトラブルです。

　何枚もfaxを受信していれば、何百枚に1枚は紙づまりのトラブルもあります。そんなときは1度用紙を排出してトナーカートリッジを差し込み直し、手動でローラーを回せばそれで何とか元に戻ります。修理というほどではありませんが、ユーザーが自ら対処できることで、そうした紙づまりならばそれまでに何度か経験していました。

　しかし、そのとき体験した紙づまりは、そんな生易しいものではありませんでした。3回に1回くらいは受信の度に紙づまりを起こしてしまい、私が何をやっても完全に直すことはできませんでした。そこで、私は直属の上司にその症状を細かく報告し、対応をしてもらうことにしました。faxが3回に1回くらいのペースで紙づまりを起こしていたのでは、他の仕事に集中することができませんので、修理をお願いすることになりました。

　聞くところによるとそのfaxはリース品だったようで、メーカー側が修理に来て直してもらうことになりました。それまではとても受信が不自由でイライラしたのですが、どうすることもできませんのでとにかく修理が来るのを待ちました。幸いだったのは、紙づまりのトラブルが起こるのは受信だけで送信は問題なくできたという点です。もしも、送信までおかしくなっていたら、もっと業務に影響が出ていたと思います。

　翌日、faxを修理するための担当者が訪れました。その担当者は30分くらいfaxをいじっていると、それで修理を終えました。何をどういじったのかじっくりと見たいところでしたが、他の仕事があってそれはできませんでした。

　直ったfaxは元通りに何枚印刷しても紙づまりを起こすことはなく、とても快調に紙を印刷し続けました。私としてはあれだけ自分が直そうとしても直らなかったのにすごいなあと、ただひたすらfaxが元通りになったことを感心していました。

　faxで紙づまりのトラブルが起こるといろいろと仕事に支障が出ます。ですので、なるべくそうならないように、普段から丁寧に取り扱っていかなければならないと私はそのとき思いました。

同じメールを何度も送った結果、会社に多大な損失を出した件

ベンチャーの保険会社に転職し、5年が経ちます。
弱小企業のため、システム担当は私一人だけでした。
システムに関する事は全て私が単独で処理を行い、検証、確認、テスト等を行います。
一人で全ての事をやるので、当然その先には確認漏れ、作業ミスなどはつきまといます。

ベンチャーといっても保険会社、そのシステムには莫大な個人情報も保存されています。

氏名、生年月日、性別、保険金受取人名、職業、病歴、クレジットカード
情報、金融機関口座情報、メールアドレス、どれひとつとっても重要な情報であり、漏れでもしたら金融庁から業務停止命令も免れません。

このような重要な情報も私一人の責任で管理していました。
さすがに個人情報紛失であったり、流失の失敗はありません。

保険会社のシステムでは、毎月決まった処理があります。

保険料の口座振替処理、クレジットカードでの収納処理、月次での契約者情報を更新する処理などです。

どの処理もミスは許されません。
お客様からの保険料を徴収するにあたり、金額のミス、請求漏れ、二重請求などあってはならないミスになります。

このように、システム担当は会社にとって、お客様にとって、非常に重要であり、一番難しい仕事になります。

お客様にダーレクトメールを発信することも私の担当でした。

メールの受信を許可している見込みのお客様に対して、月に1回保険に関する情報をメールにてお知らせをするというものです。

この作業については、正直やっつけな感じで処理を行っていました。
メールの送信件数は約5000件です。
ミスをしてもお金に関することではないですし、個人情報が漏れるわけでもありません。

いつものようにメール送信のバッチ処理を流したところ、見たことがないエラーが表示されました。
エラーの内容を
調査した結果、原因は不明であり、どうやらメールも送信されていないようです。
再度、メール送信の処理をしましたが、同じエラーのようです。
原因がわからないため、もしかしたらパラメータの設定が一部間違えているのかと思い、設定変更後にメール送信を行いました。
最後のメールはエラーもなく無事に送信されたようです。

結局3度の処理を行いました。

翌日、カスタマーセンター宛にクレームの電話が立て続けにありました。

同じメールが何回も届き、すごく迷惑だという内容です。
いずれも同様のクレームです。

昨日行ったメール送信は、エラーが出たにもかかわらず、全て送信されていたのです。
私にしてみたら、一人に対してメールが3通届いただけです。
大した問題ではないと心の中ではそう思っていました。

しかし、お客様にとって、それだけでも重大なことなのです。
会社への信頼度が大きく下がるミスなのです。
相手はこれから保険加入を検討している見込みのお客様です。

このミスにより、契約に至らなかったお客様もきっと数多くいらっしゃるかと思います。

安易に作業し、十分調査もしなかった自分の軽率な仕事によって、会社に多大な損失を与えたのは、私の一番の失敗でした。

忙しい主婦の味方、食材セット宅配サービス

私が最近利用してとても便利だと思っているサービスは、「食材セット宅配サービス」です。
今までも食材を自宅まで運んでくれるサービスというのはありましたが、その日のメニューに必要な分量だけの食材を運んでくれるというのは忙しい時にとても重宝しています。

確かに特売日に大量に買い物をして一週間食べ繋ぐというのが一番経済的かもしれません。
しかし毎日キャベツやブロッコリーを食べるというのも飽きてしまいます。
何となく毎日同じ様なおかずになってしまったり、味付けも決まってしまうことになります。
かと言ってコンビニのお弁当では味気ない、自宅で火を通してアレンジをしたいということもありますよね。
その点食材セットならば、その日に必要な分の野菜が既にカットされて入っていますので、そのまま使うことが可能です。
一度に大量使わない様なパプリカを少しだけ、きのこを半分だけという時にとても役に立ちます。
そして自分流に食材を足してアレンジすることも可能なのです。

下ごしらえをしてあるので洗う必要もなく、すぐに調理に取りかかれるところも魅力的です。
よくテレビの料理番組で、とても簡単そうに調理している様に見えますが、いざ真似をしようとすると下ごしらえに意外と時間がかかりますよね。
調味料も計っておかなければならないし、材料を入れておいた容器も洗う必要があります。

しかし食材セットならば材料も調味料もパックや小袋に入っていますので、開封するだけで調理できます。
現在我が家で利用している食材セットサービスは、毎日自宅まで宅配してくれますので買いものの手間も省けます。
昼間はパートで働いていますので、家に帰ってすぐに料理にとりかかれるので毎日がとても楽です。

このサービスに関して思うことは、二品分がひとつのパックに入っているので、調味料がどちらのレシピの分か分からなくなってしまい、結局全部を入れた野菜炒めになってしまったこともあります。
どちらのレシピの材料かを色の付いたシールで分けてくれると有難いと思います。

また、殆どのサービスが土日は営業していないというのも改善して欲しい点です。
家族がいる土日こそゆっくりしたい主婦もいると思いますので、是非土日のサービスも普及して欲しいです。

オリジナルカレンダー作成サービス

今年も残すところあと２，３か月、という頃になると気になり始めるのが来年のカレンダーです。
店頭にはさまざまに趣向を凝らしたカレンダーがずらりと並び、どれにしようか迷ってしまうくらいです。
迷っているうちに人気の商品が売り切れてしまい、仕方がないから「これでいいか」と売れ残りで妥協してしまいます。
結局、「これ」というカレンダーが手に入らないのです。

そこで我が家は、ここ数年来、オリジナルカレンダーを毎年１本ずつ作ることにしています。
子供やペットの写真をカレンダーにすると、毎月めくるのが楽しみになります。

１２月は必ず家族全員の集合写真と決めています。１年前に撮った写真と現在の姿を見比べながら、今年１年を振り返るというような具合です。
とくに成長の早い子供などは

「大きくなったな」

と感慨深いものがあり、なかなかおもしろいカレンダーになっています。

使用後ももちろん捨てたりせずにアルバムと一緒に保管しています。オリジナルカレンダーを作るサービスは多くの企業がやっていますから、使う会社を毎年変えて、いろいろなサービスを試しています。
一番最初は、近所の写真屋にSDカードを持っていき、店頭のマシンを使ってカレンダーに使用する写真を選んでいました。
初めてのことで戸惑いも多かったのですが、お店のスタッフが親切に教えてくださったのでスムーズにできました。店頭には数種類のサンプルもあり、できあがりがイメージしやすく、品質もよく、満足のいく仕上がりでした。
最近ではインターネット上ですべて済ませてしまっています。

なにしろ安いですし、お店に行く面倒もなく、ネット上で多くのサービスを検索・比較した中から選べるからです。
それでも良いことばかりとは限りません。

他より安い、と喜んで注文してみると、びっくりするほど粗悪でペラペラのカレンダーが出来てしまったりもします。
オンラインサービスでは当然ながらサンプルが手にとれないため、紙質などは分かりません。
どんなものが完成するのか、ちょっとした賭けになるのです。

また、サーバーが混んでいたり通信に問題があって注文しづらい時もありました。どちらにせよオリジナルカレンダーは楽しくて、思い出になるので、今年も作ろうと思っています。

スマホ・携帯からラクラク送受信できるFAX

スマホ・携帯からラクラク送受信できるFAXと言うのがあるそうです。

何が便利かと言うと
出先でFAXの管理が出来るところみたいです。

外回りしている時に、急にFAXが必要になった時にも便利ですし、
移動時間などちょっとした空き時間に
FAXを確認する事が出来ると時間の節約にもなります。

メールでやり取りする事が多くなっていますが、
FAXも変わらずにありますので
便利に使えるとありがたいです。

利用を検討してみたいので
詳細を調べてみたいと思います。


参照：bsoza.com/ill_oa/phone_a03.png

ベトナムでオフィス

ベトナムでオフィスを考えてもいいのかなと思っています。

経済発展が著しい国ですから、今後のことも考えて、展開しておくと言うのも間違いではないのかもしれません。

こういうところにビジネスチャンスがあるのかもしれません。